Arbeitsabläufe in der Veranstaltungsbranche digitalisiert. Die Plattform ist als App für Android und iOS sowie als Webapplikation unter https://app.hello-perso.com verfügbar.

Neben der Planung von Veranstaltungen können sich Mitarbeitende für anstehende Veranstaltungen bewerben und anschließend einem Schichtplan zugeordnet werden. Während einer laufenden Veranstaltung können die Teilnehmenden über QR-Codes Zeiten erfassen. Innerhalb einer Veranstaltung können relevante Informationen wie Zeitraum, Datum, Ort, Treffpunkt, Ansprechpartner, Bilder, Dokumente, gesuchte Mitarbeiter (Anzahl und Tätigkeit) und Produkte aus einem in der App angelegten Sortiment hinterlegt werden.

Innerhalb der Plattform kann festgehalten werden, welche Produkte für Veranstaltungen zur Verfügung stehen. Den einzelnen Produkten können Attribute wie Bedienungsanleitungen, Bilder, Beschreibungen, benötigte Personenanzahl zum Aufbau, Fahrzeugtyp für den Transport und verfügbare Stückzahl zugewiesen werden. Wird ein Produkt für ein Event reserviert, steht es während dieses Zeitraums für keine weiteren Veranstaltungen zur Verfügung.

Die Zeiterfassung erfolgt über einen Scanner, der einen QR-Code erfasst. Der QR-Code kann auf einem Gerät angezeigt werden, auf dem ein Benutzer, der als Ansprechpartner einer Veranstaltung eingetragen wurde, angemeldet ist. Bei fehlender Internetverbindung kann ein Offline-QR-Code auf dem eigenen Gerät angezeigt und von einem anderen Gerät gescannt werden. Diese Offline-Zeiten können später manuell hochgeladen werden, sobald eine Internetverbindung besteht.

In einem Kalender können Benutzer anstehende Events sowie erfasste Zeiten einsehen und kontrollieren. Die aufgezeichneten Zeiten müssen einzeln ausgewählt und abgeschlossen werden, um sie offiziell zu bestätigen. Anschließend sind keine Änderungen mehr möglich. Nutzer können monatlich eine Nachweistabelle generieren und als PDF exportieren und herunterladen.

Die Benutzer der Plattform werden in Benutzergruppen mit unterschiedlichen Rechten aufgeteilt. Besitzer haben sämtliche Rechte zur Verwaltung des Unternehmensaccounts, Administratoren können alles außer Zahlungsmodalitäten und das gebuchte App-Nutzungs-Paket verwalten, Moderatoren können Events und Produkte erstellen und löschen sowie Ansprechpartner innerhalb eines Events sein, und Mitarbeiter können das Sortiment und Veranstaltungen einsehen und sich für diese bewerben und teilnehmen. Benutzergruppen erben die Rechte der darunter liegenden Gruppen.

Benutzer können zur Registrierung per Mail aufgefordert werden. Dabei füllen sie ein Formular aus, das alle relevanten Daten für die Nutzung der Plattform erfasst. Einige Daten, wie Kleidungsgrößen, können vorab als Pflichtfelder definiert oder ausgeblendet werden.

Benutzer können einen digitalen Lebenslauf anlegen, der Titel, Beschreibung, Zeitraum und Dokumente wie Zertifikate und Zeugnisse enthält.

Benutzer können entscheiden, welche Daten sie nur mit Benutzern der Gruppe Moderator oder höher und welche sie mit allen Benutzern teilen möchten.

Für die Benutzer der Plattform können verschiedene Anstellungsarten definiert werden: Festangestellt, Minijobber, 70-Tage-Regelung und Freelancer. Minijobber und 70-Tage-Regelung haben keinen festen Arbeitsvertrag. Bei Bewerbung wird ein Arbeitsvertrag für das jeweilige Event generiert, den der Benutzer innerhalb der Plattform unterschreiben muss. Diese Arbeitsverträge werden vorab automatisch mit einer im System hinterlegten Geschäftsführerunterschrift unterzeichnet. Ist der Arbeitsvertrag unterzeichnet, wird der Benutzer der Veranstaltung zugewiesen und automatisch dem Gruppen-Chat hinzugefügt.

Ein neuer Fakturierungsbereich ermöglicht das Erstellen von Angeboten, Rechnungen, Lieferscheinen und Mahnungen. Es gibt auch die Möglichkeit von Zahlungserinnerungen, Kundennotizen, Standardtexte für Dokumententypen, Korrekturabrechnungen, Gutschriften und eine Erinnerungsfunktion für überfällige Fakturierungsdokumente.

Benutzer können einstellen, welche Art von Benachrichtigungen sie erhalten möchten, zur Auswahl stehen Push- und E-Mail-Benachrichtigungen.

Die Packlistenfunktion ermöglicht es, alle notwendigen Artikel und Materialien für ein Event automatisch zusammenzustellen. Diese Funktion berücksichtigt verknüpfte Artikel und Zubehörteile, sodass nichts vergessen wird, was die Organisation und Planung erleichtert.

Die benutzerfreundliche Schichtplanungsfunktion erlaubt es, Mitarbeiter verschiedenen Schichten zuzuweisen und deren Verfügbarkeit zu überprüfen. Das System warnt vor möglichen Überschneidungen oder Konflikten, um sicherzustellen, dass jeder Mitarbeiter zur richtigen Zeit am richtigen Ort ist.

Mit dieser Funktion können Urlaube und Krankheitstage der Mitarbeiter verwaltet werden. Sie ermöglicht es, Schichtänderungen schnell zu planen und das Team automatisch über Änderungen zu informieren, was besonders bei kurzfristigen Ausfällen nützlich ist.

Für jeden Artikel kann ein spezifischer Standort im Lager festgelegt werden, was die Effizienz der Lagerhaltung steigert und sicherstellt, dass alles am richtigen Platz ist.

Das Kundenportal bietet ein intuitives Dashboard für den Überblick über relevante Informationen sowie eine integrierte Kommentarfunktion. Es ermöglicht die digitale Auftragserteilung und gewährleistet maximale Transparenz bei der Verwaltung von Aufträgen, Angeboten und Rechnungen.

Die flexible Zeiterfassung passt sich nahtlos an alle Projekte an und ermöglicht die Erstellung detaillierter Nachweistabellen, die exportiert werden können. Dies erleichtert die Personalverwaltung und bietet alle erforderlichen Details für Abrechnungen und Analysen.